• Module Location / Réservations
• Cliquez sur l’icône située dans la barre d’outils du haut de l’écran
• Lancez l’assistant Contextuel désiré (par exemple Créer Réservation)
• Remplissez quelques données minimum sur votre client et cliquez sur « Suivant

• Un écran de résultat apparaît avec la liste des coordonnées clients ressemblant à vos données ; soit vous sélectionnez le client s’il existe dans cette liste et cliquez sur « Suivant », soit vous cliquez sur « Suivant » deux fois et le système vous proposera d’ajouter un client, ce que vous pourrez faire dans une fenêtre séparée.

• Lorsque votre client sera ajouté, continuez à suivre les étapes de l’assistant
• Complétez les champs de l’écran ci-dessous et cliquez sur « Suivant »

Détails de la fenêtre :

Type de produit : Sélectionnez le type de produit
Période de location : Soit vous sélectionnez la date sur le calendrier, soit vous l’inscrivez
Early Booking : insérer la date pour le Early Booking
Durée : Nombre de jours de la réservation
Devise : CHF généralement
Canal : Nom du canal de l’agence
Modèle tarifaire : Modèle de calcul du prix

• Choisissez l’objet de la réservation en l’inscrivant sous le paramètre « Nom de l’objet »

Soit vous l’écrivez en toute lettre
Soit vous écrivez la 1ère lettre et patientez un instant ; une liste des objets disponibles avec ce nom apparaîtra ; il ne vous restera plus qu’à choisir l’objet concerné

• Sélectionnez l’objet à réserver, puis cliquez sur « Suivant »
• Une fenêtre comprenant le détail de la réservation apparaîtra ; contrôlez les informations puis cliquez sur « Suivant »

• Sur l’écran suivant, vous avez possibilité de gérer des « options ». Pour ce faire, vous n’avez qu’à cliquer sur le paramètre « option » au lieu de garder le paramètre « Réservation » activé. Attention, ce statut bloque votre objet de manière identique à une réservation mais n’en est pas une. Il faudra donc faire bien attention de tenir à jour vos options régulièrement.

Les autres informations de cette fenêtre sont des données libres pour vous.

• L’étape suivante consiste à ajouter les échéances de paiement de vos réservations. Il faut faire très attention à les remplir correctement et à bien comprendre leur fonctionnement, faute de quoi, de nombreux soucis liés à l’impression des documents pourraient apparaître.

Détails de la fenêtre :

Type d’échéances : il peut en exister plusieurs ; paiement en une fois, en deux fois, en trois fois, etc…
Montant total : est repris automatiquement par le système en fonction du prix de la location ;
Tableaux des dates : calcule les montants et les dates d’échéances préprogrammés dans le système en collaboration avec votre agence. Les montants et les dates peuvent être modifiées manuellement.

Attention ! Si vous avez deux échéances (ou plus) programmées, contrôlez bien leur ordre sachant que la date la plus proche d’aujourd’hui sera celle enregistrée dans les arrhes, et la plus éloignée dans le temps, celle enregistrée pour le solde. Si une caution est préenregistrée, dépend de la date, elle sera en 2ème ou 3ème position ; quoi qu’il en soit, il faudra toujours utiliser la même logique pour éviter les problèmes !

Puis, sur l’écran suivant, vous pouvez :

• Choisir de générer ou non le document en Pdf (décochez la case si vous ne voulez pas la génération, sinon laissez l’écran tel quel)
• Choisir de générer le document en Word plutôt que Pdf (cochez la case Word située au fond de l’écran)
• Changer le nom du rapport au besoin
• Forcer une langue si vous n’êtes pas sûr de la langue enregistrée dans votre contact. Sinon,le système sera capable de générer le document dans la langue du client.
• Classer le document dans votre arborescence via le paramètre « Dossier »

• Enfin, dans le dernier écran de cet assistant, vous avez la possibilité de transmettre la réservation par e-mail directement à votre client. Vous trouverez les éléments suivants sur cet écran

Détails de la fenêtre :

Expédier les : Si vous laissez cette coche activée, un e-mail
Messages : sera transmis à votre client
De : adresse e-mail d’envoi enregistrée dans votre système
A : Clients (automatique) avec, au-dessous, l’adresse e-mail à laquelle le courrier sera envoyé. Si aucun mail n’est enregistré sous le contact, après le sigle @, il sera indiqué « MISSINGMAIL ».
Langue : Comme pour la génération du document, vous pouvez laissez le système sélectionner la langue automatique nécessaire pour l’envoi de l’e-mail. Par contre, si vous désirez modifier les textes préenregistrés, il vous suffira de forcer la langue.
Modèle Email : Vous pouvez enregistrer plusieurs textesautomatiques sous la base CITI que vous retrouverez listés sous ce paramètre. Choisissez le texte approprié à votre envoi (par exemple offre/réservation, etc…). Les informations relatives à l’enregistrement de ces e-mails automatiques vous seront données sous les paramètres (page 53 et suivantes).
Texte : Permet de visualiser le modèle de texte sélectionné sous « Modèle E-mail ».
Signature : Pas de signature indique que vous n’ajoutez pas vos coordonnées personnelles dans l’E-mail ; sinon, choisissez « Utilisez la signature de l’utilisateur »

• Lorsque vous cliquerez sur « Suivant », la réservation sera générée et, le cas échéant, transmise à votre client. Pour la visualiser, vous pouvez cliquer sur le symbole des process puis en cliquant sur l’icône de votre document