Saisie des comptes bancaires sur les propriétaires

Pour le faire, il faut aller sous chaque propriétaire. Vous pouvez, soit passer par : Gérance > Propriétaires, soit par : Gérance > Objets> Onglet Propriétaire

Lorsque vous êtes sur le propriétaire :

• Allez sous l'onglet “Contacts”
• Puis sous l'onglet “Relations bancaires”
• Cliquez sur pour ajouter une relation
• Compléter les champs obligatoires :

Créer une nouvelle banque

Si la banque recherchée n'existe pas, cliquez sur “Ajouter”, puis complétez tous les éléments requis :

Création des prestations de paiement et remboursement

Pour créer les prestations qui seront automatiquement générées lors de la création des écritures : Versement

• Allez sous : Gérance > Paramètres > Comptabilité > Prestations/Paiements/Charge
• Sélectionnez “Versement” dans la liste déroulante “Prestation type de”
• Créez un nouveau dossier “Versement électronique” s'il n'existe pas déjà
• Créez une nouvelle prestation en cliquant sur dans la zone droite de l'écran

• Complétez l'écran comptabilité avec les bons comptes et le libellé adéquat

Encaissement

• Allez sous : Gérance > Paramètres > Comptabilité > Prestations/Paiements/Charge
• Sélectionnez “Encaissement” dans la liste déroulante “Prestation type de”
• Créez un nouveau dossier “ Encaissement électronique” s'il n'existe pas déjà
• Créez une nouvelle prestation en cliquant sur dans la zone droite de l'écran

• Complétez l'écran comptabilité avec les bons comptes et le libellé adéquat

Saisir le compte bancaire sur le contact de l'agence

Pour saisir le compte bancaire sur le contact de l’agence (si pas déjà existant):

• allez sous CRM > Paramétrages > Utilisateurs/Groupes > Site > « Nom Agence »
• cliquez ensuite sur le contact à côté du module “Gérance”
• allez sous l'onglet “Relations bancaires”
• cliquez sur + pour ajouter une relation bancaire

Le reste de la procédure est identique à l'ajout d'une relation bancaire pour les propriétaires.

Note : dans le cas où l’agence a plusieurs comptes bancaires, elle peut créer autant de relations bancaires qu’elle en a besoin.

Dans la relation bancaire de l’agence, il est nécessaire de définir quelle est l’écriture comptable qui sera créée lors du paiement. Il faut donc lier les bonnes prestations dans les champs « Prestation paiement (au propriétaire) » et « Prestation remboursement (au proprio) »

Cliquez sur Mise à jour pour sauvegarder le tout.

Le module Lettrage permet de payer les propriétaires d'une manière automatique et simplifiée. Le module liste les soldes en faveur du client à ce jour et vérifie que les réservations ont bien été bouclées. Un fichier SEPA (pour la France) ou pain (pour la suisse), sera déposé sur l'interface de la banque pour ordonner les paiements.

Avant de procéder aux paiements, il est nécessaire d’avoir réalisé les points suivants :

• Qu’une relation bancaire soit paramétrée sur le contact de l'agence
• Qu’une relation bancaire soit saisie sur les propriétaires
• Que les réservations de la période à payer soient bouclées

Le processus de paiement va se dérouler en 3 étapes :
1. L’écran Saisie va vous permettre de consulter les soldes de vos propriétaires, de définir le montant que vous allez leur verser et de créer l’ordre de paiement
2. L’écran En Cours permet de récupérer le fichier (XML) pour pouvoir le déposer sur l’interface de la banque
3. L’écran Confirmation permet de valider que les paiements ont bien été exécutés à la banque

Les écrans Hist. Fichier et Hist. Confirmation permettent respectivement de lister les fichiers (XML) qui ont été générés, et de consulter l’ensemble des paiements confirmés.

L’écran Saisie permet de lister l’état des comptes des propriétaires et d’effectuer les paiements des soldes en faveur du propriétaire.

Filtres Les filtres de recherches vous permettent de rechercher les soldes propriétaires à zéro, en votre faveur ou en faveur du propriétaire dans l’intervalle des dates choisies. Cliquez sur « Rafraîchir » pour lancer la recherche.

Ces dates de filtrages fonctionnent comme les dates de filtrages de l’écran d’état de compte dans Gérance > Objet.

Note : Sélectionnez “Solde en faveur du client” pour pouvoir créer des ordres de paiements.

Le tableau des résultats liste les objets et propriétaires correspondant à la recheche. Dans notre exemple, le tableau affiche la liste des objets et propriétaires auxquels l’agence doit un montant.

En cliquant sur , vous accédez à l’état de compte du propriétaire : Seules les réservations bouclées sont calculées dans le total dû. Les réservations non bouclées sont visibles grâce à l’icône .
Note : Les recettes propriétaires des réservations longues durées (plus de 3 mois) sont quant à elles comptées dans le total qu’elles soient bouclées ou non.

Le crayon vous permet de saisir un montant différent du montant calculé. Cliquez une nouvelle fois sur le crayon pour valider la saisie.

Pour créer les ordres de paiements pour les propriétaires :

• Cochez les cases à cocher à gauche dans le tableau
• Saisissez dans “Date d'exécution” la date d’exécution des paiements
• Sélectionnez la Banque par laquelle vous souhaitez payer ces montants
• Puis cliquez sur “Créez les ordres bancaires avec les enregistrements sélectionnés”

Le fichier XML va se créer et être déposé dans l’écran En Cours. Les versements en attente sont inscrits dans le compte des propriétaires en rouge (= en attente de validation)

L’écran En Cours permet de récupérer le fichier XML que vous venez de générer dans l’écran Saisie.

• Cliquez sur pour télécharger le fichier sur votre ordinateur.
• Ouvrez votre e-banking
• Insérez le fichier dans votre e-banking

Note : Du moment où vous avez téléchargé une fois le fichier, celui-ci est archivé dans l’écran Hist. Confirmation.
La colonne indique le nombre de fois où le fichier a été téléchargé.

L’écran Confirmation vous permet de valider les paiements d’une fois que ceux-ci ont été exécutés par la banque.

Pour confirmer les paiements, allez sous :

• Module Gérance>Lettrage>Confirmation
• Choisissez la banque pour laquelle vous souhaitez récupérer le fichier de transfert (XML)
• Filtrez par date ou par fichier XML si nécessaire
• Cliquez sur Rafraîchir pour mettre à jour le tableau

La liste des paiements prêts à être confirmés s'affiche.

Edition de la date de confirmation et no de pièce

Vous pouvez modifier la date de confirmation et ajouter le numéro de pièce en cliquant sur le crayon tout à droite du tableau. La date de confirmation est par défaut la date de l'échéance.

Après modification, cliquez à nouveau sur le crayon pour enregistrer votre saisie. La date de confirmation correspondra à la date de l'écriture comptable.

Confirmation des paiements aux propriétaires

Pour confirmer les paiements aux propriétaires :

• Sélectionnez au moyen des cases à cocher les paiements que vous souhaitez confirmer
• Cliquez sur Confirmer un paiement avec les enregistrements sélectionnés
• CITI vous demande de confirmer la confirmation des paiements. Cliquez sur OK
• L'écran se rafraîchit et les paiements disparaissent.

Dès qu’un paiement est confirmé, il apparaît comme définitif dans les états de comptes du propriétaires et est pris en compte dans les calculs des soldes.

Note: Vous pouvez voir les paiements confirmés en allant sur le Gérance>Lettrage>Hist. Confirmation

L’écran Hist. Fichiers affiche la liste de tous les fichiers qui ont été créés et téléchargés au moins une fois.

L'onglet Hist. Confirmation affiche la liste des paiements qui ont été confirmés.

Pour supprimer une confirmation, allez sous :

• Module Gérance>Lettrage>Hist. Confirmation
• Sélectionnez le paiement que vous souhaitez dé-confirmer ou modifier
• Cliquez sur “Supprimer”

Le paiement est maintenant à nouveau disponible dans Lettrage > Confirmation

Supprimer un paiement

Pour supprimer un paiement non confirmé, allez sous :

• Module Gérance>Lettrage>Confirmation
• Sélectionnez le paiement à supprimer
• Cliquez sur “Supprimer”

Note : La facture n'apparaît pas dans cette liste si elle a déjà été confirmée. Vous pouvez dé-confirmer la facture en passant par “Hist. Confirmation” (Cf. chapitre “Supprimer une confirmation”)