Il y a plusieurs cas de figure. Les cas qui arrivent le plus souvent seront détaillés plus bas, les voici :

Annulation simple (sans argent ni déplacement) = Suppression
Annulation simple (sans argent ni déplacement) - pour garder l'historique
Annulation avec encaissement et remboursement total au locataire
Annulation - transfert vers un autre bien (avec paiement ou sans)
Annulation d'une réservation Online (avec encaissement)
Annulation - transfert d'une réservation Online (avec encaissement)

Lorsqu'une option ne se concrétise pas, vous pouvez simplement supprimer la réservation. La réservation disparaîtra ainsi du système. Pour le faire :

• Allez sous Location > Réservation
• Recherchez la réservation à supprimer et cliquez dessus
• Cliquez sur la croix rouge
• Choisissez l'assistant “Changement de statut”
• Sélectionnez “Supprimer”

Notes :

1. Il est possible de supprimer une réservation uniquement s'il n'y a pas eu d'encaissement (ou tout mouvement de liquidités).

2. Si la réservation a le statut “Annulé”, le bouton n'apparaît pas.
Dans ce cas, il faut :

• Allez sur la grande baguette magique
• Choisissez l'assistant “Changement de statut”
• Sélectionnez “Supprimer”

Pour faire une annulation simple, dans le cas où vous souhaitez garder l'historique :

• Allez sous Location > Réservation
• Recherchez la réservation à annuler et cliquez dessus

1. Supprimer la répartition du prix

• Cliquez sur le prix
• Modifiez le modèle tarifaire en choisissant “Annulation”
• Cliquez sur “Recalculer le prix”
• Cliquez sur “Mise à jour”

• Le prix se transforme en 0.00
• Cliquez sur “Mise à jour” dans l'onglet “Réservation”

2. Supprimer les échéances paramétrées (si besoin)

• Allez sous l'onglet “Échéances”
• Sélectionnez toutes les échéances
• Cliquez sur “Supprimer les éléments sélectionnés”

3. Supprimer les Participants

• Allez sous l'onglet “Participants”
• Remplacez le nombre de participants par 0
• Afin que le montant des taxes de séjours soit bien juste
• Cliquez sur “Mise à jour”

4. Vérifier qu'aucun paiement n'a été effectué

• Allez sous l'onglet “Etat de compte”
• Vérifiez que “Encaissement” et “Montant à payer” est à 0.00

5. Changer le statut en “Annulé”

• Allez sous l'onglet “Réservation”
• Cliquez sur la croix grise
• L'assistant s'ouvre : Choisissez “Changement de statut”
• Par défaut, CITI vous propose le statut “Annulé”
• Cliquez sur Suivant
• CITI passe la réservation en annulé

Traitement de l’annulation comme une réservation simple, avec au préalable le remboursement au client (ajout d’une écriture de Versement dans l’onglet Paiement).

Pour faire un transfert d'un client vers un autre bien vous pouvez garder la même réservation et juste changer l'objet de la réservation. Ainsi vous pouvez garder également les encaissements déjà faits, sans devoir transférer l'argent sur un compte transitoire. Pour le faire, il faut :

• Allez sous Location > Réservation
• Recherchez la réservation à transférer et cliquez dessus

1. Ajouter le nouvel bien

• Cliquez sur le petit (pour que le s'affiche, la réservation ne doit pas être annulée)
• Cliquez sur dans la fenêtre qui s'est ouverte
• Cherchez le bien dans “Nom de l'objet”
• Cliquez sur “Rechercher”
• Le bien s'affiche dans la liste
• Sélectionnez le et cliquez sur “Choisir une sélection”
• Cliquez sur “Mise à jour” dans la fenêtre de calcul du prix

• Cliquez sur le prix du nouveau bien ajouté
• Modifiez le canal, le modèle tarifaire et ajouter la bonne liste tarifaire
• Cliquez sur “Recalculez le prix”
• Cliquez sur “Mise à jour” pour enregistrer le prix

2. Supprimer l'ancien objet

• Sélectionnez le bien à supprimer
• Cliquez sur “Supprimer les éléments sélectionnés”

N.B : il n'y a pas de changement de statut vers Annulé dans ce cas.

Traitement de l'annulation comme l'annulation d'une réservation simple. Le montant sera à rembourser au client (ajout d'une écriture de Versement dans l'onglet Paiement) Dès le moment où la réservation a un statut Annulé, l'encaissement qui a été planifié 30 jours avant l'arrivée, sera annulé également.

Traitement du dossier complet (y. c. prélèvement solde) par agence Si un client ayant réservé par internet décide de modifier sa réservation et de loger dans un autre bien, nous vous conseillons d'annuler la réservation en cours comme une réservation simple et de transférer l'argent vers le nouveau contrat via un compte d'attente.

Pour le faire, il faut :

• Allez sous Location > Réservation
• Recherchez la réservation à annuler

1. Créer écriture de transfert de l'acompte vers compte d'attente

Allez dans l'onglet “Paiement” et cliquer sur le +
Sélectionnez :

• Prestation (Type de ) : Versement
  
• Catégorie de prest. : Versement
  
• Prestation/Paiement/Charges : Compte d'attente
  
• Montant : Montant déjà reçu
  
• Description : modifier le libellé si besoin
  

• Cliquez sur Mise à jour

Effectuez ensuite les étapes standards à l'annulation de la réservation simple
1. Supprimer la répartition du prix
2. Supprimer les échéances paramétrées
3. Supprimer les Participants
4. Vérifier qu'aucun paiement n'a été effectué
5. Changer le statut en “Annulé” (ce qui va bloquer le deuxième prélèvement sur la carte de crédit)

• Rechercher ou créer la nouvelle réservation

6. Créer écriture de récupération de l'acompte via le compte d'attente

• Allez dans l'onglet “Paiement” et cliquez sur le +
  
• Sélectionnez :
  

Prestation (Type de ) : Encaissement
Catégorie de prest.Encaissement
Prestation/Paiement/Charges: Compte d'attente
Montant : Montant déjà reçu
Description : Modifier le libellé si besoin

• Cliquez sur Mise à jour

• Modifier le montant des échéances afin que le fichier des échéances soit cohérent
• Allez dans l'onglet “Echéances”
• Cliquez sur l'échéance d'acompte et mettre le montant effectivement reçu
• Cliquez sur l'échéance Solde et mettre le solde à recevoir